ادارة الأعمال المهنية (12 أداة فعالة)

مع تجدد أدوات العمل تختلف قواعد اللعبة في كل عصر، فكما كان في التسعينات أمي من لايعرف كيف يتعامل مع الكمبيوتر، أصبح أمي في الألفية الجديدة من لا يعرف التعامل مع الانترنت، واليوم نحن في موجة أمية جديدة لمن لا يعرف كيف يستثمر أدوات الإدارة المهنية على مواقع الانترنت بجانبيها مواقع التواصل الاجتماعي ومواقع الدعم والخدمات.

هنالك عشرات الأدوات المتاحة ومجانا عبر الانترنت يمكن الاستفادة منها في إدارة الأعمال المهنية، وتتيح لكل متخصص مهني أو صاحب عمل في مشروع ريادي أو حتى أصحاب المشاريع الصغيرة، منصات عمل تفاعلية تتيح له القدرة على إدارة العمل والتسويق والبيع.

تفيد هذه الأدوات في انجاز مهام العمل اليومية وتيسير إدارة المواعيد والاجتماعات وحتى إدارة المعلومات والملفات وإدارة مجموعات العمل والتسويق وإدارة خدمة العملاء وأيضا تدعم حفظ النسخ الاحتياطية للمعلومات وكذلك إدارة شكاوى العملاء والتواصل والخدمة والمتابعة، وساتعرض لذلك بشيء من الاختصار، ولكن قبل البدء علينا أن نتفق أن استخدام هذه الادوات يعتمد على خمسة نقاط رئيسية:

أولا: حدد مجال عملك بوضوح، بغض النظر عن استخدامها بشكل شخصي أو مؤسسي.

ثانيا: أفضل استفادة من الأداة يتحقق باستخدام فوائدها وليس خصائصها، أي ما يخدم أعمالك وليس ما تقدمه هي مزايا

ثالثا: كفاءة وفعالية الاستخدام مرهونة باستخدام الأداة والتعلم عليها باستمرار، لأنها متجددة باستمرار.

رابعا: لكل موقع من مواقع التواصل الاجتماعي استخدام وهدف، وبالتالي يخدم الموقع مستخدميه بالمزايا التي تتوافق مع فكرته وأهدافه.

خامسا: لكل مجتمع أو فئة من المستخدمين أو دولة، تفضيلات في استخدام بعض المواقع عن الأخرى، لذلك علينا أن نختار الموقع الذي يخدم شريحة المستهدفين لدينا.

فيسبوك (facebook.com): سجل الأحداث اليومية، نعرف أن موقع الفيسبوك هو شبكة تواصل اجتماعية متعددة الاستخدامات، هدفها الأساسي هو التعريف بالشخص وشخصيته ومن ثم تكوين شبكة علاقات حول العالم وتلقي الرسائل والتواصل بالمحادثة عن بعد من خلال الموقع وكذلك نشر الصور في البومات، ونشر المقالات والأفكار ويتيح الموقع خدمة إدارة الاصدقاء، إلا أن الغرض الأساسي من استخدام الفيسبوك لإدارة الأعمال المهنية هو عرض سجل الأحداث اليومية بالانجازات والمستجدات على صعيد العمل، بعيدا عن الأمور الشخصية، يمكنك استخدام الفيسبوك لنشر أهم الانجازات العملية ومتابعة العملاء وتوثيق الأحداث التي تجريها على صعيد العمل، وبالتالي يصبح الفبسبوك منصة عمل لعرض سلسلة الانجازات والخدمات التي قدمتها عبر تصنيف موحد بالسنوات والتواريخ، يستخدمه الصحفيون لنشر مقالاتهم، والاعلاميين لتدوين ارائهم حول الأحداث المتعلقة بمجالاتهم، من الخطأ استخدامه بدون تخصيص مجال واضح ومحددة، ففي إدارة الاعمال المهنية عليك استخدامه بتخصص محدد وثابت ليتسنى لك بناء منصة تسويق وخدمة عملاء فعالة.

تويتر (twitter.com): وكالة الأنباء الشخصية، وهو الموقع الذي تستطيع من خلاله نشر أخبارك بما لايزيد عن 240 حرف في كل تغريدة (خبر) ويمكن وضع روابط لموقعك الشخصي أو مواقع تواصل اجتماعي أخرى يتيح لك منصة إعلان مباشرة، لجميع المستجدات، إلا أنه لا يقدم خدمة تسلسل الأحداث والفعاليات كفيسبوك ولا يتيح لك التحكم بالمحادثة بطريقة يسيرة كفيسبوك، ولا يوجد به تنظيم لألبومات الصور، فهو أنشئ ليكون منصة إعلام، وترويج الأخبار ويمكن ربطه بفيسبوك والعكس.

يوتيوب (youtube.com): القناة التلفزيونية الشخصية، فهو موقع يتيح لك تحميل أي عدد من مقاطع الفيديو بأي حجم، وهذا يتيح لك نشر مقاطع تضم مهاراتك أو خباراتك أو آرائك وكذلك تصنيفها أو وضع ملفات فيديو تسويقية، كما يستخدمه المطورون اليوم لنشر برامج ثقافية وتعليمية وإخبارية، ويتيح اليوم ربط القنوات الفضائية به لمتابعتها مباشرة من خلاله.

انستجرام (instagram.com): وكالة الأنباء بالصور، فهو يتيح لك نشر الصور والتعليق عليها، والارتباط بمجموعة المتابعين فهو ليس موقع متخصص بألبومات الصور ولكنه دمج بين خدمة تويتر والنشر المباشر للصور فهي وكالة إخبارية مصورة، يعيبه أن حجم الصور فيه محدد ولا يمكن استخدامه من الكمبيوتر بل عليك استخدامه من الهاتف النقال مباشرة، لنشر الصور والأحداث وكتابة التعليقات والأخبار عليها.

لنكد إن (linkedin.com): موقع السير الذاتية وشبكة الأعمال، فهو يتيح لك عرض سيرتك الذاتية المهنية وكذلك الارتباط بأصحاب التخصص ونشر الأخبار والأحداث ولكن الهدف الاساسي منه هو وضع خبراتك وسيرتك المهنية في مكان واحد يتيح للناس الرجوع إليه للتعامل معك وطلب خدماتك.

فلكر (flicker.com): موقع متخصص بنشر كتالوج صور، يتيح لك نشر صورك بطريقة فعالة ومنظمة تمكنك من عرض كتالوج المنتجات والخدمات، ويتميز موقع فلكر بتخصصه بهذا الجانب، ومع أن فيسبوك يتيح هذه الخدمة إلا أن استخدامها من خلال فلكر تتيح لك كل المزايا المتعلقة بكتالوج الأعمال.

سلايدشير (slideshare.net): موقع متخصص بنشر العروض التقديمية وشرائح العرض، ويستخدم في نشر الملف التعريفي الخاص بشركتك أو خدماتك ومنتجاتك على شكل عروض بوربوينت، كما يخدمك الموقع في نشر الملفات الخاص بي دي اف، وخاصيته في إتاحة إمكانية استعراض شرائح العرض والملفات مباشرة من دون الحاجة إلى تحميلها من قبل المستخدم، يتيح تنزيل الملفات أيضا.

سكايب (skype.com): موقع التواصل المرئي عن بعد، متخصص في التواصل المرئي يتيح لك عقد اجتماعات والتواصل عن بعد صوت وصورة، وبرغم أن فيسبوك اقتحم جزءا من مزايا سكايب إلا أن سكايب يبقى له مكانته في التواصل المرئي ومزايا في عقد الاجتماعات والتواصل المرئي يقدم سكايب اليوم منصة تواصل مباشرة من خلال خدمة جديدة لموقع سكايب من دون الحاجة لتحميل ملف التشغيل.

جيميل (gmail.com): هو موقع قوقل للبريد الإلكتروني، وأصبح اليوم الأكثر انتشارا، لربطه بخدمات الهواتف الذكية مفتوحة المصدر اندرويد، يمكن تصنيف قوائم الاتصال وربطها بالهواتف الذكية أيضا في مجموعات مخصصة، اجتماعية وعملية وتصنيفات متعددة.

تريلو (trello.com): منصة إدارة المشاريع وهو موقع متخصص في ادارة المشاريع الجماعية ووضع مهام العمل ومتابعتها ويتيح لك العمل من خلال لوحة العمل التي يمكن لجميع الاعضاء المتخصصين الاطلاع عليها، وادارة الاعمال ومهام العمل من خلالها وهي ذات فعالية عالية ومتميزة.

قوقل درايف (drive.google.com): إدارة الوثائق والملفات عن بعد، يتيح لك مساحة كبيرة لنقل بعض الملفات ويمكن مشاركتها مع الآخرين، وينصح بوضع أهم الملفات التي تحتاج المشاركة بها مع عملائك عليه، حتى يتسنى لك الوصول اليها او نقلها اليهم او مشاركتها معهم

تقويم قوقل (google.com/calendar): أجندة الأعمال، تتيح لك منصة لوضع مواعيد العمل والإجتماعات والفعاليات والأحداث، والربط مع الهاتف النقال، والمشاركة العامة والخاصة، أو التدوين الشخصي للمواعيد.

مواقع أخرى كثيرة: هنالك الكثير من المواقع ولن تتوقف حركة التطور وشغف المنافسة في طرح المزيد من الخدمات الإلكترونية عبر الانترنت خلال السنوات القادمة، فظهر مؤخرا

سناب شات (snapchat.com): التواصل بالصور المباشرة

كيك (keek.com): مقاطع الفيديو القصيرة

ساوند كلاود (soundcloud.com): المقاطع الصوتية

ويبلي (weebly.com): تطوير مواقع الانترنت

بي انترست (pinterest.com): شكبة تبادل الصور

ويترانزفير (wetransfer.com): نقل الملفات الكبيرة مباشرة

واتساب (whatsapp.com): الرسائل القصيرة عبر الإنترنت

قوقل بلس (plus.google.com): شبكة التواصل الاجتماعي قوقل

ايمو (imo.com): الاتصال المرئي الذكي عبر شبكة الانترنت

بوكنج (booking.com): حجوزات الفنادق الأرخص والأسرع عبر العالم

وي قو (wego.com): حجوزات الطيران العالمية

وغيرها الكثير من الخدمات الأخرى إلا أن أدوات إدارة الأعمال المهنية – 12 أداة فعالة - لا يمكن الاستغناء عنها في إدارة الأعمال المهنية، ولذلك على كل مهني يرغب في إدارة الأعمال الشخصية أو بناء منصة عمل تفاعلية الاستفادة من هذه الخدمات ليتسنى له تحقيق إدارة فعالة باستخدام أفضل الأدوات التفاعلية لإدارة الأعمال المهنية، ولا أفضل شخصيا استخدام سناب شوت أو كيك، إلا أن تفضيلات الاستخدام تعود لأهمية كل خدمة، ففي الوقت التي تتيح فيه قوقل الوثائق، خدمة توفير الوثائق الكترونيا، إلا أن موقع سلايدشير حقق انتشارا رائعا، وأصبح نشر الوثائق عن طريقه بغرض الترويج أفضل من قوقل الوثائق وإن كانت هي الأسبق، كذلك، في الوقت الذي بدأ فيه فلكر بعمل منصة نشر الصور المتميزة، إلا أن بي انترست، يوشك أن يسحب البساط من تحته، وستبقى اسنتجرام الرائدة في مجال تبادل الصور، وستختلف هذه الأدوات لاحقا بأهميتها واستخداماتها بالذات أن مضمار السباق لازال فتيا، والمنافسة محتدمة بين الكبار.

هنالك تفضيلات في الاستخدام بناءا على الدول، فالسعودية تفضل التواصل بتويتر أكثر من غيره والبحرين تفضل الانستجرام وشمال افريقيا تفضل الفيسبوك والأردن وسوريا ولبنان تفضل اليوتيوب، عليك استخدام الوسيلة الأفضل للترويج للخدمات والمنتجات وإدارة العملاء والعمليات