7 خطوات لإدارة المشاريع

-
المشاريع هي الأعمال الغير روتينية، مثل القيام برحلة نهاية الأسبوع، وتنظيم مهرجان دولي، وبناء منزل، وهذه الأعمال لا تعتبر مشاريع بالنسبة للأشخاص الذين يقومون بها بشكل روتيني، فالزواج مثلا يعتبر مشروع بالنسبة للزوج والزوجة وأهلهم أما بالنسبة لقائمين على قاعات الحفلات ومعدين الطعام فهو ليس مشروع. إن المشاريع هي الأعمال التي نقوم بإنجازها للمرة الأولى أو الأعمال التي تحتاج في كل مرة لإنجازها، إلى خطة عمل جديدة، ومتطلبات عمل ووقت تنفيذ مختلف.

أما الادارة هي تخطيط وتنظيم وتوجيه ورقابة، ولادارة المشاريع بفعالية علينا وضع خطة للمشروع ثم تنظيم وتوجيه ورقابة فريق العمل لتنفيذ تلك الخطة، فالعملية الادارية خطوتين، هي: تخطيط العمل ثم عمل الخطة.

تبدأ الخطوة الأولى في التخطيط للمشاريع من فهم طبيعة المشروع وأهدافه والشريحة المستهدفة، ويمكننا القيام بذلك من خلال ورقة عمل تحتوي إجابات محددة للأسئلة الآتية:

  • ماهو نوع المشروع؟
  • ماهي أسباب إقامة المشروع؟
  • من هم الجمهور المستهدف؟
  • ماذا نحتاج لإتمام المشروع؟
  • هل هذا المشروع لإنجاز العمل؟
  • هل هذا المشروع للدعم المباشر أو غير المباشر؟



"خطط للعمل ثم اعمل الخطة"

بعد الاجابة على الأسئلة السابقة يمكننا التخطيط للمشاريع باتباع الخطوات السبعة الآتية:
  1. حدد الاهداف: إن وضع أهداف محددة ومكتوبة سوف يمكنك من تحقيقها وقياس نجاحها.
  2. جزء العمل: حدد الأجزاء الرئيسية للعمل والتي يمكن عملها بشكل مستقل وإنجازها كعمل مستقل بفريق عمل مستقل ووقت مستقل.
  3. حدد مهام العمل: اللازمة لانجاز (أجزاء العمل) فمثلا في مشروع اقامة حفلة عشاء، يوجد جزء عمل وهو دعوة الحضور، ومهام العمل الخاصة بهذا الجزء، هي: اعداد قائمة الحضور، اعداد صيغة خطابات الدعوة، طباعة خطابات الدعوة، توزيع بطاقات الدعوة للحضور.
  4. جدول الأعمال: بعد تقسم المشروع الى أجزاء عمل وتحديد مهام العمل في كل جزء يبقى من المهم جدولة الاعمال، مع الاخذ بعين الاعتبار ترتيبتها بشكل متسلسل متتالي، وتحديد المهام التي تعتمد على مهام أخرى، فهذا جزء أساسي في التخطيط للمشروع، فثلا: مهمة طباعة خطابات الدعوة تأتي بعد اعداد صيغة خطابات الدعوة، بالتالي سيكون من السهل عليك ادارة الامر في تحديد موعد توزيع البطاقات بعد طباعتها.
  5. تقدير الوقت: قدر الوقت اللازم لعمل كل مهمة وحدد احتياجاتك لفريق العمل أو المعاونين، وهكذا نقدر وقت العمل الكلي للمشروع.
  6. تقدير التكلفة: قدر تكلفة كل مهمة عمل بناءا على الوقت الذي تستغرقه والافراد المطلوبين لتنفيذها والاحتياجات لذلك.
  7. الخطة والميزانية: بعد معرفة الوقت والتكلفة لكل مهمة وجدولة الأعمال سيكون لدينا خطة عمل كاملة للمشروع، تحدد الوقت اللازم لإنجاز المشروع، وميزانية تكلفة المشروع، تحدد التكاليف اللازمة للمشروع.

بهذه الخطوات السبع: أهداف، أجزاء العمل، مهام العمل، جدول، وقت، تكلفة، خطة وميزانية. سوف تستطيع التخطيط لأي مشروع وإدارته، وتذكر أن الخبرة مطلوبة في جميع مجالات الحياة، والخبرة تأتي من التجربة فبادر بالتجربة، وخطط للعمل واعمل خطتك.

أشرف بن محمد غريب
الرياض 19 أغسطس 2006

تعليقات

إرسال تعليق

المشاركات الشائعة من هذه المدونة

الحاسة الثامنة

-
نحن نتعلم من خلال تلقي المعرفة باستخدام الحواس، ولدينا نحن البشر، وفق ما تعلمنا في المدارس، خمسة حواس نتعلم من خلالها:  السمع و النظر و اللمس و التذوق و الشم.  ولكن الدروس التي تلقيناها بصفوف الدراسة في المراحل الابتدائية، لم تشمل المزيد من الحواس المؤثرة على عملية التعلم، وافترضنا أن الحواس خمسة واستمرت المعلومة معنا إلى مراحل متقدمة في حياتنا، هنالك حواس أخرى، لم نتعلمها بعد.  الحاسة السادسة، هي قدرة العقل على تحليل المعلومات، وتحويلها إلى معلومات جديدة، وهذه الحاسة السادسة هي جزء في التعليم غير الحواس الخمس،. يتعلم الطفل الصغير، من خلال تجربة بسيطة باللمس، أن الشاي خطر، فقط عندما يقرب إصبع السبابة إلى كوب من الشاي، ولكن هذه التجربة لا تعتمد على تلقي المعرفة من الحاسة الثالثة (حاسة اللمس) وإنما تخلل هذه التجربة تلقي أيضا بالسمع (الحاسة الأولى) والنظر (الحاسة الثانية) وكذلك تحليل كل تلك المدخلات للعقل والتفكير فيها، (العقل هو الحاسة السادسة)، وبالتالي أصبح لدينا الآن ستة حواس عوضاً عن الخمسة المعروفة. إن فهم دور العقل في التعلم، واستخدام أكثر من حاسة في عملية التعلم وتغيير طرق ال
قراءة المزيد

من كسر بيضة الديك؟

-
إجتمعت خمسة دجاجات لتناول كوباً من الشاي وقت العصر، في جلسة جانبية على مطل مزرعة الدجاج، في قرية الحكمة الواقعة على مشارف المدينة، وبدأ حديث المساء حول نظرية الدجاجة والبيضة، أيهما جاء أولاً، كان الجو مفعماً بالحيوية والنشاط قبل أن يتفقدهم الديك، ليلمح حديثاً ذو شجون، ويعبر برأيه أن الدجاج والبيض أصله الديك، في وسط دهشة الدجاجات، كان الأمر غريباً، لأن وجهة نظرهم تقول: أن الديك لا يبيض. يذهب البعض إلى افتراض أن الفرد هو المكون الأساسي للمجتمع، وأينما تجد أفراداً فاعلين، تجد مجتمعات ناهضة، قادرة على التأثير على صعيد التقدم العلمي والتجاري والاقتصادي والصحي والثقافي، وزد ما تشاء من الأصعدة، بينما يرى آخرون أن المجتمع هو المؤثر الحقيقي على الفرد، وهذا ملاحظ في المجتمعات الناهضة، فأي فرد يولد فيها، يتشكل كترس فعال في تنمية المجتمع لاحقاً. كلا الفرضيتين مقبولة، ولكل فريق يتبع أي فرضية، عليه أن يستشهد بكثير من الإثباتات، التي تؤكد صدق مزاعمه، ولن يعجز أي من الفريقين عن إثبات ذلك، فعندما نقول أن الفرد أصل المجتمع، فنحن نؤكد على دور الفرد في المبادرة والتأثير، وعندما نقول أن المجتمع أصل ال
قراءة المزيد

سر نجاح اكبر 100 شركة سعودية

-
لم تعد الشركات الرائدة في المملكة العربية السعودية تعتمد على الاسماء التجارية (الوكالات) التي تعمل بها كمصدر قوة لتسويق خدماتها ومنتجاتها محليا او خارجيا بل أصبحت تطور وتزيد في مجال الاعمال من خلال خبراتها التي جمعت خلال السنوات الطويلة من العمل الدؤوب والتطوير المستمر، واليوم نرى اسماء تجارية عالمية للشركات الوطنية تخرج من دائرة المملكة العربية السعودية وتتعدى دائرة الخليج العربي لتذهب بعيدا عن دائرة العالم العربي الى شتى بقاع العالم، ولقد برزت تجارب عديدة تحكي قصة النجاح لشركات سعودية رائدة في مجال التجارة ارتبط اسمها باسم المملكة العربية السعودية كمناخ لتطوير الاعمال التجارية. وكما نعرف أن علم النجاح يدرس عادات واعمال الناجحين مع اختلاف انماط شخصياتهم ومن خلاله نستطيع معرفة استراتيجيات النجاح وتفوق ونبوغ الآخرين ومن ثم تطبيقها والاستفادة منها في النجاح الشخصي والمنظمي، ومن تقينات علم النجاح النمذجة والتي تعتني بدراسة نموذج للنجاح ومعرفته وتحليله ومن ثم تطبيق نفس النموذج في بيئة اخرى وتحقيق نتائج النجاح السابقة ولذلك سنتناول في هذا المقال نموذج للنجاح لتحليله والاستفادة منه وم
قراءة المزيد